事務スタッフ
事務スタッフは、営業事務、工事事務、経理、総務、人事、広報など様々な仕事を行います。
協和機工では主にミドルオフィス業務としての工事事務と、バックオフィス業務としての経理・総務事務とがあります。それぞれのチームがお互いに協力しながら、和気あいあいと仕事をしています。
工事事務は建設工事を円滑に、そして安全に進めるためのサポートをします。主に書類作成をします。書類内容をしっかりと理解し、法令改正や顧客の要望変化にも対応しながら、素早く正確に処理を進める能力が求められます。
また、作成した書類や連絡事項を、簡潔に、わかりやすく伝達するなど、コミュニケーション能力が求められる場面も多くあります。
経理・総務事務は会社全体を支える「縁の下の力持ち」です。
経理事務はお金にまつわる業務を担当し、経費精算、請求・支払業務、資金繰り、決算業務、税務処理、銀行対応などを担当します。
総務事務は社内規定の整備や、人事労務管理、採用、広報などを担当します。
年齢不問で未経験の方や主婦（夫）も歓迎しております！協和機工で一緒に働きましょう！
先輩社員のある日の仕事内容をご紹介します。
工事事務スタッフの一日
8:00 出社・清掃
メールやLINE WORKSをチェックします。
1日の業務予定や連絡事項を確認し、チーム内で共有します。
9:00 確認・集計
工事現場の前日の工数や残業時間の確認と集計をします。エクセルや工数管理ソフトに入力します。
工数データが間違ってしまうと、その後の請求書や協力会社への支払の間違いにつながるため、大切な作業です。
従業員については労務管理データになります。残業時間や各種手当の確認なども行います。
10:00 現場スタッフへ連絡
工事現場は10時から午前休憩があります。その時間に現場スタッフへ連絡します。
前日の工数や残業時間の不明点を確認します。
不足道具・書類があるかどうかも確認をして、必要なものを準備します。
10:30 協力会社から届く書類の確認
協力会社の担当者へメールや電話で連絡し、不足書類を取り寄せます。
今日は新規入構予定者の書類を取り寄せ、社会保険の加入状況や健康診断結果の確認を行いました。新規入構者が多いと、この作業に時間がかかります。各協力会社により、提出書類のフォーマットが違うことがあるので、確認作業には時間がかかります。何度も協力会社の担当者とやり取りをすることもあります。
工事スケジュールは決まっているので、予定に間に合うように必要書類を収集する必要があり、時間との戦いになることもあります。時には、チーム内で分担をしないと終わらないほど、業務が集中することがありますが、チーム内でしっかりと協力できる体制があるので安心です。
工場への入構許可を持っていない作業員がいる場合は、入構教育を申請するための準備をします。必要書類はそろっていても、入構することができなくては問題ですので、しっかりと確認を行います。
12:00 休憩
開始時間は決まっていません。
デスクでお弁当を食べたり、外食をしたり、外出して用事を済ませたり、自由に過ごします。
13:00 書類作成
工事現場の元請企業に提出する書類を作成します。
作業員名簿、施工体制台帳、施工体系図、作業主任者選任届など、作成する書類は多数あります。
元請企業の担当者へメールや電話で連絡し、各項目の内容を確認することもあります。元請企業の担当者は忙しい方が多いので、質問内容をまとめて、簡潔に連絡できるように心掛けています。
今日は、新規入構者がいるため、作業員名簿などの必要書類を提出しました。入構教育申請を行うときは、教育日や時間の確認も必要です。
作成する書類が多くあり、短時間で正確な書類を作成するのは大変ですが、全ての書類が出そろったときは充足感があります。
14:30 現場事務所へ外出
工事現場へ会社の軽四AT車で外出します。
現場スタッフへ書類や道具の受け渡しをします。
新規入構者の人数や入構スケジュールなど、今後の予定情報を現場スタッフ側と事務スタッフ側とで共有します。
戻ってきた道具類を清掃し、必要であれば補修もします。収納庫に整理整頓して戻します。
16:00 当日/翌日の業務確認
当日/翌日の業務内容を整理し、翌日の準備をします。
16:30 チームミーティング
連絡事項やタスクを共有します。困っていることがあれば相談してアドバイスをもらう、タスクの割振りを変更するなど対応していきます。
17:00 退社
経理事務スタッフの一日
9:00 出社・清掃
メールやLINE WORKSをチェックします。
1日の業務予定や連絡事項を確認し、チーム内で共有します。
9:30 入金・支払状況の確認
毎日、銀行の入出金状況を確認します。
会計ソフトで入出金データを仕分けします。
10:00 銀行へ外出
まずは払出用紙や振込用紙などの銀行書類を作成します。
会社の軽四AT車を運転して、銀行や郵便局などをまわります。
11:00 帰社後の確認業務
現金出金があったときは、補助簿に入力して、実際の現金残高と突き合わせ確認をします。
支払領収書や受取書を確認し、書類を整理します。
現金出金や銀行振込などを会計ソフトに仕分け入力します。
12:30 休憩
開始時間は決まっていません。
デスクでお弁当を食べたり、外食をしたり、外出して用事を済ませたり、自由に過ごします。
13:30 郵送物対応
郵便物を開封し、担当者へ配布したり、回覧を作成したりします。急を要するかどうかの判断もします。
14:00 請求書の作成
工事現場の工数や立替経費の確認をします。客先提出の日報の整理をして、内容を再確認します。
請求額の確認と最終チェックを社内で行います。確認は何重にも行います。
決裁が下りると、請求書を印刷し、封入作業をして完了です。
15:00 売掛金明細表の作成
エクセルで明細表に売上高を客先別・部門別に入力します。
入金済みの案件についてはデータを更新し、新規の売掛金を入力していきます。
資金繰り表や試算表を作成するために必要なデータとなり、経営者の経営判断に役立ちます。
16:00 粗利管理表の作成
売上高や原価を、粗利管理ソフトに工事別・部門別に入力します。
入力が完了したら、営業担当へ連絡し、内容について協議することもあります。
16:30 チームミーティング
連絡事項やタスクを共有します。
チーム内での業務全般の進捗状況を確認します。
17:00 当日/翌日の業務確認
当日/翌日の業務内容を整理し、翌日の準備をします。
事務所内やデスク回りを整理整頓します。
0835-52-1296